ビジネスで扱う書類のうち、「見積書、納品書、請求書、領収書」の４つは、商品明細と値段が書いているという点で共通しており、見分けが付きづらい書類かもしれませんが、役割はまったく異なります。この記事では、その役割について解説します。

見積書は、発注契約前の、交渉段階の説明書類

見積書は、発注契約を行う前の、交渉の段階で発行する書類です。主に商品やサービスの明細（内容・数量など）と料金、支払い条件、予定納期、見積書自体の有効期限などを記載します。

見積書の役割は、あくまで条件の提示・説明を行うものであり、納品や支払いを約束する効力はありませんが、後に行う発注契約に、見積書の記載内容が反映される事になりますので、発行に当っては、間違いの無いよう十分に内容を確認する事が重要になります。

納品書は、納品を証明するための書類

納品書は、商品やサービスを納品したことを証明する書類です。取引先に納品するタイミングで交付されます。納品書には以下の事項が所定の要件として記載されます。

• 発行者の名称
• 取引先の名称
• 納品する商品やサービスの明細（内容・数量など）
• 商品やサービスの料金

納品書は、発注契約で約束した商品やサービスを確かに提供したことを証明するために使用されます。

納品書に記載される内容は、発注契約と合致したものでなければなりません。双方の合意なく納品の際に発注契約と内容を違えることは、契約不履行に該当します。納品書を作成する時は、商品やサービスの明細や料金が、契約書や見積書に記載されているものと一致していること、また実際にその通り納品が行われた事を、必ず確認してください。

請求書は、料金を入金してもらうための書類

請求書は、納品先に料金を請求するための書類です。納品先は請求書を受け取らない限り、通常は社内の支払い手続きを起こせません。確実に料金の支払いを受けるための、重要な書類となります。

請求書は、商品・サービスの納品が完了した後、約束した支払期限まで届くよう発行します。支払い期限ギリギリまでに、ではなく、予め納品先の社内で支払い手続きに要する日数を確認し、相手が余裕をもって手続きできるよう、早めの発行を心掛けましょう。

請求書には、要件として主に以下の事項を記載します。

• 発行者の名称
• 取引先の名称
• 商品やサービスの明細
• 商品やサービスの料金
• 支払期限

領収書は、入金を証明するための書類

領収書は、商品やサービスの提供者が、料金の受け取りと引き換えに納品先に発行する書類です。

領収書には、要件として主に以下の事項を記載します。

• 発行者の名称
• 領収書の宛名
• 領収書の発行日
• 入金した金額（契約金額）
• ただし書き（商品やサービスの内容）

領収書は納品先にとって、料金を確実に支払ったことを証明するための重要な書類となります。税務調査でも証憑として求められる場合があります。一般的に、法人の場合は7年間の保管が義務付けられています。

なお、5万円以上の領収書を発行する場合は、収入印紙の貼付が義務付けられています。収入印紙は一種の税金であり、貼付を怠った場合は、税法上の罰則の対象となります。

まとめ

次のとおり、商取引の段階と、「見積書、納品書、請求書、領収書」を紐付けて整理すると、その役割や、準備と発行のタイミングが理解しやすくなります。

• 交渉　＝　見積書
• 契約　＝　契約書、発注書等
• 商品・サービスの提供　＝　納品書
• 料金の請求と支払い手続き　＝　請求書
• 料金の支払いと受け取り　＝　領収書

商取引の円滑な進行と、発注契約の確実な履行に、この記事をお役立てください。