毎月発生する請求書郵送業務を手間に感じたことはないでしょうか。特に毎月の締め日までに納品物を集計し請求書を作成するのは大変な作業です。FAXで請求書を送れれば、毎月の面倒な請求業務をもっと効率的に行うことができるはずです。

しかしながら、まだまだ日本では請求書を書面で作成し原本を請求先へ郵送することが一般的です。

今回は、FAXでの請求書の送付から、請求書の基本的なことを考えてみたいと思います。

そもそもFAXで請求書を送っても大丈夫？？

請求書などをFAXで送信することは法的には問題ありません。請求書は授受する企業双方にその書式で問題がないという認識があれば、紙であってもFAXであっても全く関係ないのです。そもそも請求書を送付しなければならないといった法的ルールはなく、あくまでも取引を行う企業双方の債権債務の認識を一致させるために必要な書類となります。

また、請求側が「こちらにはこの金額だけを請求する権利がありますよ」と意思表示するための書類となるので、双方の支払いトラブルを回避するツールとも言えるでしょう。

また、請求書を発行しない例として、毎月払いの賃貸住宅などがあります。自動引き落としであれば、請求書ではなく事前に引き落とし案内が届いたりします。

このように日々行われる通常の取引であれば請求書ではなく、異なる書類であっても問題ないのです。ただし税務調査時に、取引や支払いの客観性を分かるようにしなければならないため、書面ないしデータで保管する必要はあるため、まだまだ書面での受け取りを希望する企業が沢山あります。

そもそも法的に請求書が必要になるときは？

法的拘束力を持つ請求書が必要になるときは、債務者からの支払いが滞留し遅延してしまっている場合です。このような場合は形式の決まった内容証明書を書留郵便で公文書として郵送することになります。

支払いが遅延し入金が滞るリスクのある取引先に対して内容証明書を利用して入金を図るのは常套手段です。売掛債権の請求の有効期限が請求日から2年間となり、それを過ぎると時効となってしまいます。しかしながら期限内に内容証明書を送付すれば6ヶ月間の期限延長が行われます。

内容証明書を利用すれば、回収できていない取引を社内で把握し、取引先に入金してもらうための対策を検討することができます。内容証明書は、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。内容証明書は請求の証拠としての価値があり、取引相手へ入金を強く要求するなど警告をする場合には非常に強い意味があります。

支払いが遅延する未入金の取引先には毅然とした姿勢での応対が重要です。支払いが滞るような資金繰りの厳しい企業は、「口うるさく請求してこないところは放置しておこう」と考えていたりもします。

取引相手に内容証明書を送付することでこちらの姿勢を明確に相手に伝え、心理的な圧迫を与えることは確かです。トラブルが生じた際に内容証明書や請求書が効力を発揮し解決するケースが沢山あります。支払いが滞りなかなか解決しない取引先にはこの方法での請求も１つの方法と考えると良いでしょう。

FAXで送付した請求書は原本になるの？

FAXで請求書を送付した後、送付した請求書原本の取り扱いが気になってしまうものです。PDF形式などでの送付であれば、支払い側がプリントアウトし紙ベースでも保管できます。

しかしながら、FAXでの送付となると、作成した請求書の原本が請求側に残ってしまうことになります。これでは請求先に請求書を渡していない状態になってしまいます。

一般的にその企業で社内監査が実施されたときに、領収書や納品書も含め請求書などの書類は原本保管が基本となります。まだまだ紙ベースでの保管を基本とする企業は沢山あります。また法人では請求書の保管期間は10年であり原本保管が原則であるため、取引先から「原本での請求書の受け渡しは必要ありません」といった申し出がない限りは、請求書は原本で送付することが基本となります。そのためFAXの請求書だけでは事足りず、原本はFAXで送信した後に郵送で取引先に原本を送付することが基本となるでしょう。

そもそも請求書のFAXでの送付はマナー違反？

請求書の送付方法に明確な法的ルールはないことが分かりました。しかしながら、日本での取引において請求書は紙媒体で作成し郵送で送ることが一般的だと考えられています。また近年ではPDF形式でメール添付し送付する企業も増えてきています。

それでは請求書をFAXで送るのはビジネスマナーとしてOKなのでしょうか？

取引先が請求金額や文面を早急に確認したいということで、FAXで請求書を送付することは原則的に問題ないでしょう。また、締め日に郵送では明らかに請求書の送付が間に合わない場合などに、双方での確認のために請求書をFAXで送付するケースは少なくないようです。

しかしながら、FAXで請求書などを送付すると、どうしても画質が粗くなりやすいです。請求書はその期間内でどの商品を、単価いくらで、個数いくつで、合計いくら納品したので、消費税込の合計金額でどの銀行口座にいつまでに振込んで欲しいと意思表示するためのものです。

特に取引数が多くなると項目多くなり、数字が潰れて読みにくくなってしまったりします。また印刷の濃淡により文字が薄くなってしまうこともあります。これでは読み間違いなどの錯誤が起こってしまいます。取引企業双方の債権債務の認識を一致させるためには少し心もとないと感じてしまいます。

FAXで請求書を送る行為そのものはそもそも一般的ではないので、事前に了承を得た場合か、もしくは相手がFAXでのやり取りを求めた場合のみ利用することをオススメします。

最後に

いかがでしたか？取引先からの急な依頼で請求書をFAXしなければならないこともあります。経理担当者としては、迅速に対応しなければならないこともあります。しかしながら請求書の送付方法でFAXを用いるのは、締め日などで急を要する時にとどめておくことが良いでしょう。

近年では電子帳簿保存法などにより、必ずしも書面で請求書などを保存しなければならないといったこともなくなってきています。FAXで請求書を送付することも便利ですが、これを機にPDF形式などでメール送付する方法も検討してみてはいかがでしょうか？