電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、納税に関する業務の負担を軽減するために、帳簿（経費帳・売掛帳など）や決算関係書類（貸借対照表・棚卸表など）、その他の証憑類（契約書・領収書など）といった関係書類を、「紙」ではなく、電子データで保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法が制定されたのは1998年です。当初は電子データとしての保存が適用できる書類は、ごく僅かに限られていましたが、法律が改正を重ねるごとに適用範囲が拡がり、年々、電子データを活用してペーパレスで納税業務を運用する企業が増えています。

この記事では、電子帳簿保存法の仕組みや対象となる書類について解説していきます。

電子帳簿保存法改正の経緯

1998年　電子帳簿保存法の制定

制定当初は、電子データで保存が認められる対象は、システム上で作成されたデータのみでした。

2005年の改正

紙で発行された領収書、請求書、契約書をスキャンしたものも、電子データで保存が認められる対象となりました。
ただし、「3万円未満の取引のものにかぎる」「電子署名が必要」等、限定的かつ厳しい要件が伴っていました。

2015年の改正

3万円以上の取引に関する領収書や請求書をスキャンしたものも、電子データで保存が認められる対象となりました。また電子署名も不要になり、大幅に要件が緩和されました。

2016年の改正

「紙」をスキャナーで読み取ったものだけでなく、デジカメやスマホで撮影した写真データも、電子データとして認められるようになりました。

2020年の改正

キャッシュレス決済による取引の場合、電子明細があれば「紙」の領収書は不要となりました。
この改正により、キャッシュレス決済においては領収書の発行、受領から保存まで、完全なペーパレス化が可能となりました。

電子保存が認められている書類でもＮＧとなるケース

電子帳簿保存法では、電子保存が認められている書類でも、ＮＧとなるケースが規定されています。
ここでは、それについて解説します。

電子保存が認められている書類

• 帳簿（経費帳・売掛帳・現金出納帳・仕訳帳・売上・仕入帳・総勘定元帳・固定資産台帳など）
• 決算関係書類（貸借対照表・損益計算書・棚卸表・原価表など）
• その他の証憑類（契約書・領収書・請求書・見積書・注文書納品書・検収書など）

ＮＧケース①　手書きで作成した書類

上記の書類でも、手書きで作成したものは、スキャンしても電子データと見做されず、電子保存の対象とはなりませんのでご注意ください。

ＮＧケース②　スキャンしたデータはＮＧとなるケース

上記の書類の中でも、たとえば貸借対照表等、「電子作成→プリントアウト」してあるものを、改めてスキャンしても電子データと見做されず、電子保存の対象とならないケースがあります。この場合、スキャン後のpdfファイルではなく、プリントアウト前の電子作成されたファイルが、電子保存の対象となります。

スキャンしたデータはＮＧ、元の電子作成したファイルで電子保存が認められる書類

• 帳簿
• 貸借対照表
• 損益計算書
• 決算関係書類

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは

電子帳簿保存法では、データの改ざんなどが行われていないことを証明するために、タイムスタンプの刻印が義務化されています。タイムスタンプとは、刻印されている日時以降、データが改変されていない事を証明するものとなります。

ただし、クラウド上にセキュアに格納されているデータや、キャッシュレス決済の明細等、改変が不可能とされるデータについては、刻印義務は減免されています

また、以前は電子データの発行側、受領側の両方に刻印義務が課せられていましたが、現在は発行側の義務のみとなっています。

電子帳簿保存法の適用条件と申請方法

納税関係の書類について、電子データによる保存を行う場合は、申請が必要になります。開始する3ヶ月前までに所轄の税務署に必要書類を提出しなければなりません。

また、法人を新たに設立する場合は、設立日3ヶ月を経過する日まで、個人事業主の場合は業務開始日から2ヶ月を経過する日までに申請しなければなりません。

申請のために必要となる書類は、承認申請書と添付書類（システムの概要を示す書類など）です。申請を行うと書面審査が行われます。

申請書面だけではなく、承認後はすぐに運用をスムーズに始められるよう、準備をしておきましょう。承認後、規定に則った運用がされていないと判断され、承認が取り消される場合もあります。

まとめ

納税関係書類の電子保存は、電子帳簿保存法の改正により大幅に導入要件が緩和され、今では多くの企業に拡がりを見せています。納税業務の効率化だけではなく、オフィスのペーパレス化の一環としても、ぜひ一度、導入を検討してはいかがでしょうか。