PDFで請求書送付してるけど大丈夫？注意点と基本を解説！

毎月発生する請求書郵送業務を手間に感じたことはないでしょうか。これまでは書面で作成し原本を請求先へ郵送することが一般的でした。しかしながら昨今ではメールによるPDFデータなどでの請求書を受理している企業も多くなっています。

PDFで請求書を送れれば、毎月の面倒な請求業務を効率的に行うことができるはずです。

今回は、PDFでの請求書送付の方法や注意点についてご案内します。

PDFの請求書で送っても大丈夫？？

請求書などをPDFで送信することは法的に問題ありません。請求書は授受する企業双方にその書式で問題がないという認識があれば、紙であってもPDFかであっても全く関係ないのです。

また、企業に税務調査が入ったとしても、税務調査では、「請求の意思表示が客観的に分かり、その請求に基づいて正しく入金処理が行われているか」をチェックするのが仕事ですので、請求書がPDFなどで保管されていても問題なく、保存方法も紙媒体でなければならないということもありません。

ただし、ある日突然PDFの請求書を送ってしまうと、長年紙ベースの請求書を受け取ってきていた得意先が驚いてしてしまうかもしれません。

特に社歴の長いハンコ文化が色濃く残る企業であれば尚更です。請求側と支払側の双方の認識の一致をさせることが大切ですので、送付前に相手に相談や一報をしておくことをオススメします。

得意先にPDFなどの電子ベースの請求書を送信することは法的に問題ないと説明しました。しかし気を付けていただきたいことが１点あります。それは、WordやExcelなど編集や修正をしやすい形式で送付しないことです。

請求書をWordやExcelなどの形式で得意先に送付すると、金額など請求書の内容を容易に編集や修正をしてしまえるため、支払いトラブルにつながりかねません。送信する際はPDFなど、簡単には修正や訂正ができない形式で送るようにしましょう。

書面の請求書の場合、押印をして送付することが一般的です。請求書をPDFで送付する場合、印鑑は必要なのでしょうか。結論を言ってしまえば、書面・メールに関わらず、押印なしの請求書は有効です。そもそも請求書は法的に発行が義務付けられてはいないため、押印も必要ではありません。

しかし、実際にはメールで送付する請求書にも押印が求められることが多々あります。例として得意先が押印された請求書しか受理を認めていない場合です。なぜならば、押印により取引の証拠書類としての有効性が高まるからです。

また、押印がない書類は「誰でも作成することができてしまう」ため、その会社が発行した請求書であることの客観性を確保するためにも、得意先から押印を求められることがあります。請求書に押印が必要か、あらかじめ請求先に確認しておくのが無難です。

押印された請求書が必要な場合、PDFの請求書を印し、印鑑を押してから再度スキャンしPDF化するという方法があります。しかし、手間がかかりあまりオススメできません。

オススメは「電子印鑑」を利用する方法です。電子印鑑を作っておけば、プリントアウトすることなくPDFデータに印鑑を押せます。ただし、電子印鑑付きの請求書を承認しているかどうかも得意先のルールによるため、あらかじめ了承をとっておくと良いでしょう。

1番簡単な方法はWordあるいはExcelで電子印鑑を作成する方法です。作成したデータを図として保存し電子印鑑として利用できます。背景を透過させたほうが便利ですので、PNG形式での保存をオススメします。

後は、画像を捺印したいPDFに貼り付けるだけです。いかにも図形を利用して作った印象にはなりがちですが、社内用の重要書類でなければ十分便利に使えます。ただし、請求書など取引先に渡す書類であれば注意が必要です。

よりキチンとした電子印鑑を作成したいとのことであれば、電子印鑑を作成しているサービスを利用することがオススメです。このようなサービスでは現在お使いの印影をそのまま複製することができ、パソコンで文字を入力して作成する類いの電子印鑑作成サービスとは異なります。

この他にも近年能力が向上してきているOCRソフトを利用することもオススメです。すでに利用している印鑑を用紙に押印し、スキャナーで取り込み、OCRソフトで抽出します。そうすると印鑑の部分だけを画像データとして抽出できます。この画像を送付したい請求書などに貼り付けれPDF化すれば完成です。

いかがでしたでしょうか。PDFで請求書を作成するときの注意点や基本をご紹介しました。昨今ではペーパーレス化や脱印鑑などが話題となり、それを取り入れる企業も増えてきました。

そしてそう遠からず請求書などは電子ベースで送受信することが当たり前という時代になるでしょう。PDFでの請求書送付の注意点と基本をよく理解し、請求業務の効率化を進めて頂ければと思います。