【例文付き】請求書をメールで送付！その際のメール文例を解説！

近年、紙の請求書の受け渡しに替わり、メールに添付した電子ファイルの請求書の受け渡しを行う企業が増えています。この記事ではメールで請求書を受け渡しする時の注意点や、メール本文の文例を解説します。

請求書をメールで受け渡しするときの注意点

請求書には、発注内容や金額、口座情報等、多くの取引上の機密情報が含まれています。第三者にこの情報が渡る事の無いよう、次の2点は必ず実施してください。

誤った相手先に請求情報が渡らないよう、送信前に相手のメールアドレスに間違いが無いか、二重（以上）の確認を行う。
送信する請求書の電子ファイルには、ＰＤＦに装備されたファイルを開く際のパスワードロック機能や、パスワードロックが可能なフォルダ、またメールソフトに装備された添付ファイルのパスワードロック機能を用いる。

また、誤送信や情報流出のリスクを下げるために、送信時に「Ｔｏ」や「ｃｃ」に入力するアドレスは、必要最小限の関係者のものに留めるよう、予め相手先と取り決めておきましょう。

従来の商慣習では、請求書は「紙のもの」を受け渡す事が一般的となっています。メールによる請求書の受け渡しを希望する場合は、予め取引先の了承を得ることが必要です。了承を得られない場合は、従来どおり「紙の請求書」の受け渡しとなります。

但し、ペーパーレス化のメリットに対する理解が拡がり、今後、メールによる請求書の受け渡しに対応する企業は、さらに増えていくものと考えられます。

請求書のファイルは、上書きされるリスクが低いPDFを用います。WordやExcelで作成した請求書を、PDFファイルに変換します。

請求書に必ず記載する事項は以下の通りです。これが記載されていれば、電子ファイルの請求書でも、「紙の請求書」と同じ効力を持ちます。

電子ファイルの請求書をメールで送付するときは、請求書を添付する旨を明記した上、請求書の概略を簡単に記述します。

次にそのメールの例文を記載します。

件名：請求書送付のご案内（添付）

〇〇株式会社

△△様

いつもお世話になっております。××株式会社の××です。

掲題につきまして、下記の通り請求いたします。期日までにお支払いいただけますようお願い申し上げます。

請求書を添付いたしましたので、ご査収ください。

・請求内容
・請求金額（消費税）
・支払期限

ご不明点がございましたら、××までお問合せください。

（署名）

取引先によっては、電子ファイルの請求書とは別に、その会社の経理上のルールで、書面の原本の送付を求められる場合があります。電子ファイルの請求書を発行する際は、別に書面の原本が必要かどうか、事前に確認しましょう。

「紙の請求書」に押す「ハンコ」に替わり、電子ファイルの請求書では、電子印鑑を用います。電子印鑑は、書面に押す「ハンコ」と同様に、請求書の発行者を証明するものになります。

ただし、取引先によっては、まだ電子印鑑を認めていない場合があります。予め電子印鑑が認められているかどうか、確認しておきましょう。

電子ファイルの請求書の受け渡しは、請求書関連業務の作業工数の削減や、印刷・郵送コストの削減等、多くのメリットが見込まれており、取り入れる企業は今後さらに増えるものと考えられます。