企業にとって、請求書は売り上げに繋がるための重要な書類となりますが、この書き方はご存知でしょうか。
請求書の形式は、法律上の指定はありませんので、紙へ手書きで作成しても、エクセルで作成して印刷しても、問題はありません。
但し請求から代金回収まで円滑に進めるために、請求書に必ず記載しなければいけない事柄や、送付の方法を学んでおく必要があります。
この記事では、基本的な請求書の書き方と、トラブルを防ぐために注意が必要な事を解説していきます。読み終わると、請求書を作成することで悩むことはなくなりますよ。
目次
なんのために請求書が必要なのか？
そもそも、なぜ請求書は必要とされているのでしょうか。請求書は、労働や商品、成果物の対価を、相手に請求する書類です。「自分はこの仕事を確実に完了した」事を主張する、法的な効果がある書類です。
もし請求書が無い場合、どうなるでしょうか。口約束の請求では証拠が残らないため、入金されなかったり、金額が間違っている等、トラブルになる可能性があります。
自分や会社の利益を確実に守るために、請求書は必要な書類です。
請求書を書くにあたって用意するもの
請求書を書く前に、まず次の3点を準備しましょう。
- 請求書テンプレート：インターネットで検索をすると、多くのテンプレートがありますので、請求する内容にマッチしそうなものを選びましょう。
- 封筒：法律で指定のサイズはありませんが、一般的には長形３号（120mm × 235mm）が使用されています。
- 切手：普通郵便の場合は、84円切手を準備します。
請求書に記載する情報
請求書に記載する情報は、予め請求先に確認が必要なものもありますのでご注意ください。一般的には、次の9点の情報を記載します。
1．請求先の会社名
「株式会社○○」や「〇〇株式会社」等、会社によって商号に含まれる法人格の付く位置が違います。間違えないよう注意しましょう。
また、「株式会社」と記入する際に、（株）と略す方もいますが、正しく「株式会社」と記入するようにしましょう。正式な商号の登録では（株）と略すことは認められていません。（株）と略して記入すると、トラブルが発生した場合に、法的効果が認められないこともありますのでご注意ください。
2．請求日
いつ金額の請求を行ったのか証明するための項目となります。請求日は、請求書の発行日にするのか、請求先の締め日に合わせた日付にするのか、事前に請求先と擦り合わせをしましょう。税務署による税務調査の際に、不正がないか、請求書をチェックされることもありますので、正しい日付を記載するようにしてください。
会社によっては、請求日の翌月に支払いを行う等のルールがありますので、請求日の日付次第で入金日が変わってくることがあります。
3．請求金額
金額を記入する際には、3桁ごとにカンマ「,」をつけます。
たとえば1万円は、「10000円」ではなく、「10,000円」が正しい記入方法です。また、間違ってカンマ「,」ではなくピリオド「.」を使わないよう、ご注意ください。
4．サービス名や商品名
何に対しての請求なのか、請求金額の根拠の証明として、請求金額と対になる位置に、サービス名や商品名、成果物の名前を記載していきます。
費用を請求する場合には、「企画費」や「交通費」など、用途別に何に使用された費用なのかを記載してください。
5．振込先
振込先の「銀行名・支店名・口座番号・名義」を記載します。記載後に、間違いがないか、必ず確認してください。
6．消費税
2019年10月に消費税率が8％から10％に引き上げられたことに伴い、軽減税率の制度も導入されています。消費税を10％で請求するものなのか、軽減税率の8％で請求するものなのか、サービスの内容によって異なりますので確認してから算出して記載してください。
また、消費税の計算では小数点以下の金額が発生する場合がありますが、小数点以下の端数は切り捨てが一般的です。例えば、12,345円の消費税10%を計算すると、1,234.5円となります。
この場合、小数点以下の端数0.5円は切り捨てとなるため、1,234円と消費税の欄に記入することになります。
7．支払期限
事前の見積書の段階で、支払期限をすり合わせておくと、請求から入金まで、スムーズに進みます。
8．振込手数料
一般的には、振込手数料は請求先が負担します。
請求書には必ず、振込手数料の負担について、明確に記入してください。
9．備考
その他に請求にあたって必要な情報や注意すべき点があれば、備考欄に記入します。
源泉徴収の扱い
ここでは個人事業主やフリーランスの方が請求書を発行する際の、源泉徴収の扱いについて解説します。
まず、日本では「申告納税制度」という、自主申告で納税をする方式が採用されています。ただし、給与など特定の所得については、支払う側に前もって一定の税額を徴収させています。
これについては、所得者、そして徴収する国の両方の作業負担を軽減するとともに、併せて徴収漏れも防ぎ、精度の高い租税を実現したいという背景があります。一方、個人事業主やフリーランスの場合、給与所得のサラリーマンとは異なり自分で確定申告を行い納税する必要があります。
個人事業主の源泉徴収の仕組みは、給与所得であるサラリーマンと基本的な違いはありません。総報酬の金額から所得税分を差し引いた金額を受け取ります。
ただし、報酬を支払う取引先も個人事業主やフリーランスであれば、源泉徴収義務がないので源泉徴収は発生しません。
また、実はすべての個人事業主の報酬が源泉徴収の対象になるわけではありません。源泉徴収の対象は下記となります。
- 原稿料、デザイン料、講演料など（ただし1人1回50,000円以下の場合は除く）
- 弁護士、公認会計士、司法書士など士業への報酬、料金
- 保険外交員、プロスポーツ選手や芸能人になど支払う報酬や料金
一方、個人事業主やフリーランスによる業務の報酬であっても源泉徴収の対象にならないものもあります。
まず、管理業務の一般的な委託や事務の代行業務は、源泉徴収の対象にはなりません。また、例えば、Webデザインにおいてデザイナー業務は、デザインの報酬として源泉徴収の対象になりますが、プログラミング・コーディングについては対象外となります。
また、税理士法人など法人形態でなされる業務、行政書士の一般的な業務についても対象外となりますのでご注意ください。
自分の業務が源泉徴収の対象になることが分かったら、源泉徴収額を計算して請求書に記載していくことになります。ここからは手続きの流れを説明していきます。
源泉徴収額の計算式は以下になります。
1）請求額が100万円「以下」の場合
請求金額 × 10.21％ = 源泉徴収税額
※10.21％ = 10％（所得税率）+ 0.21％（復興特別所得税率）
2）請求額が100万円「超」の場合
（請求金額 － 100万円）× 20.42％ ＋ 102,100円 = 源泉徴収税額
※20.42％ = 20％（所得税率）+ 0.42％（復興特別所得税率）
このように、100万円を超えた部分の金額については税率が変更になりますので注意が必要です。
次に、源泉徴収を請求書に記載することでどのようなメリットがあるのでしょうか。２点ご紹介します。
1．源泉徴収の計算が楽になる
源泉徴収額を記載することで、納税の手続きを減らすことができます。また取引先にも、源泉所得税の算出が楽になるというメリットがあります。一方、源泉徴収額を記載しない場合は、自身で納税の手続きを行う事になります。
2．確定申告時に還付金を受け取ることができる場合がある
個人事業主やフリーランスの場合、自身で確定申告を行う必要があります。確定申告の結果納めるべき税額は、「所得金額×税率－源泉徴収額 」の計算式で算出します。この計算の結果がマイナスの数字であれば差額が自身に還付されることになります。
また、所得税法で源泉徴収された金額は経費計上することができないため、収入額によっては源泉徴収で控除される金額が納税額を上回る事があります。
そこで、こうした場合では経費を申告することで、還付金として税金を取り戻すことができる仕組みもあります。
請求書を送る方法と種類
請求書を作成したら、あとは送付をして作業は完了になります。送付前には作成した請求書の内容に間違いがないか、送付先に誤りがないかを再度確認してから送付するようにしましょう。請求書を送る方法は大きく分けて2種類存在します。
１．郵便で送る
郵便で請求書を送る場合には、以下の手順を踏む必要があります。
- 封筒に請求先の住所と名前を正しく記入する。
- 封筒の左下に、「請求書在中」と記載する。
- 切手を貼る(84円)
- ポストへ投函
2．メールで送る
請求書をPDF形式にしてメールで送る方法もあります。こうすることで、紙の請求書よりも早く請求先に届けることができるなど使い勝手がよく、また、切手代や封筒代等のコストも節約できます。
但しメールは、誤って違う宛先に送信してしまうリスクや、セキュリティ面のリスクが発生します。添付する請求書のデータにパスワードを施したり、送信前に宛先のメールアドレスの再確認を行う等、注意が必要です。
まとめ
様式など、法律で厳密な決まりがない請求書の発行については、トラブルを避けるために、正しい理解と請求先との事前の取り決めを済ませておくことが重要です。
きちんとした請求書を発行することは、取引先からの信用を高める事にもつながります。是非この記事を、請求書の作成にお役立てください。