新型コロナウイルスの対策の一環として、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。これにより紙媒体での管理ではなく、パソコン上で管理できるデータでの管理に切り替えるようになってきています。

特に経理業務においては、まだまだ紙文化が根強い企業が多く、「完全にテレワークというわけにはいかない！」という声も聞きます。このため請求書発行のタイミングで出社し、押印・捺印・発送作業を実施している方も多いでしょう。

どのようにしたらテレワーク中に請求業務を、安全に効率化できるのでしょうか？

経理がテレワークを実現するために

経理でテレワークを行うためには、いかに紙の証憑を減らせるのかがポイントとなってきます。沢山の種類がある経理関係書類は今でも紙媒体で保管している企業が多いでしょう。出来るだけ紙をなくしたいと思っていても、法律上保管義務があり、なかなか捨てることのできない書類も多くあります。そのため書類自体をなくすことはできず、多くの企業では媒体を紙から電子へと代えることで対応しています。

しかし、今まで紙媒体で保管していた書類をいきなり電子データに切り替えるとなると、問題は山積みです。電子にするための業務フローを改訂したり、システムを入れ替えたりする必要があります。これでは費用も時間もかかってしまいます。

月次年次や日常業務を締め日に迫られながらミスなく業務を行う経理にとって、なかなか手をつけづらい領域だと言えるでしょう。

請求書はPDF化しよう

 

経理業務でテレワークの難点として、一番話題になりやすいポイントはこの請求業務ではないでしょうか。特に自社が請求する場合、請求内容を精査し、請求書を印刷し、角印などの社印を押印し、封筒で発送する、といった業務フローになります。この業務フローでは紙媒体での作業となり、なかなかテレワークでは業務を円滑には行えません。

１番簡単な改善方法として、PDFデータにした請求書を得意先にメール送付を行います。社印には電子印鑑を活用しましょう。この方法であれば簡単にテレワークで対応することができます。また社内で請求書控を紙媒体で保管したいということであれば、どこか出社したタイミングで請求書控をプリントアウトし、ファイリング保管すればよいのです。

また、得意先で原本を求められた場合にも、改めて紙媒体で郵送すればよいのです。ただし得意先側でPDFデータの請求書をプリントアウトすればよいので、こちらはあまり心配しなくてもよいと思います。

請求書のデータ化で注意しなければならないこと

請求書のデータ化で注意しなければならないこと、それは請求書の内容の改ざんです。紙媒体の請求書であれば、なかなかその内容を修正しにくく、修正テープなどで訂正すれば直ぐに分かってしまいます。

しかし、請求書をデータで送ってしまうと、ファイルの形式によってその中身の文字や数字を容易に訂正できてしまうということです。特にExcelやWord形式のまま送ってしまうと、請求先で簡単にその内容を訂正できてしまいます。請求書をデータで送る時はExcelやWordのまま送るのではなく、必ずPDF形式に変換するようにしましょう。

メールの送信方法にも注意を

メールでの送信方法にも注意が必要です。請求書はビジネスの取引を証明する証憑書類ですので、第三者にその内容を知られないようにしなければなりません。間違えて異なる企業に送信してしまったら信用問題に関わってしまいます。一般的な対策として、請求書データはZIP形式などでパスワードをかけて送信する方法です。

そしてパスワードを記載したメールを再度送信します。合計２通のメールを送信し、宛先の入力ミスなどのヒューマンエラーを回避します。様々なファイルをメールで送信する時は、この方法を行うよう社内ルール化されている企業もあります。両方のメールの宛先を間違えたらどうするんだ？？という意見もありますが、可能な限りヒューマンエラーを回避するよう努めることにより、重大インシデントを避けることができますので、社内ルールに則って行って頂ければと思います。

電子印鑑の作成方法

電子印鑑の作成方法には様々な方法があります。その１つにWordあるいはExcelで電子印鑑を作成する方法があります。この他にすでに使用している角印などの社印を白い紙に押印し、スマートフォンのカメラで撮影し画像データとする方法もあります。誰でも簡単にすぐ作れるので便利な方法です。

ただし、請求書など取引先に渡す書類であれば注意が必要です。

よりキチンとした電子印鑑を作成したいとのことであれば、電子印鑑を作成しているサービスを利用することがオススメです。このようなサービスでは現在お使いの印影をそのままデータ化することができます。これはパソコンで文字を入力して作成する類いの電子印鑑作成サービスとは異なります。

この他にもOCRソフトを利用することもオススメです。すでに利用している印鑑を用紙に押印し、スキャナーで取り込み、OCRソフトで抽出します。そうすると印鑑の部分だけを画像データとして抽出できます。この画像を送付したい請求書などに貼り付けPDF化すれば完成です。

請求書のPDF化には双方の了承が必要

多くの企業ではテレワークが進もうとしているものの、まだまだ紙媒体での管理が基本となっています。もちろん少しずつデータでの管理に移行しようと取り組んでいる企業もあるでしょう。しかしながら「これまでずっと紙で管理してきたから、同じ方法で管理し続けたい」と考えてしまうことも考えられます。

このような企業に突然、書面ではなくPDFデータなどで請求書を送ってしまっては、受け取った側は驚いてしまいます。特に長いお付き合いのある社歴のある企業であればなおさらです。請求書の管理方法にはその企業ごとのやり方や考え方がありますので、PDF形式で請求書を送っても良いか事前に確認しておくと良いでしょう。

請求書発行システムの利用の検討も

昨今のテレワーク需要に合わせ、多くのクラウド会計システムを提供する企業で請求書発行システムのサービスを提供しています。請求書発行までの一連の作業を連動させて処理が行えるので、これまで煩雑になりやすかった集計業務をより安全に効率的に行うことができます。

こちらのサービスは個人事業主やフリーランス向け、製造業向け、小売業向けやSAAS向けなど、その業態に合わせたサービスが存在しています。おまか請求ブログ運営元でも「おまか請求」を提供していますので、ご興味ある方はご確認ください。

最後に

いかがでしたでしょうか。昨今のテレワーク化により、請求書をメールで受け取りたいと求めてくる企業もあるはずです。請求書のPDF化によりこれまでの紙媒体での処理よりも一層効率化することができます。

しかし、これまでと異なるやり方に変えるとどうしても業務フローに気づいていない粗があり、ミスが起こってしまうこともあります。正しく請求業務を行うことは企業間の相互信頼の構築や維持の基本と言えるでしょう。請求業務を正しく行い、ミスやモレなく安全に行って頂ければと思います。